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Recrutement assistant administratif salarié M/F

Crédit photo MdM Luxembourg

Recrutement assistant administratif salarié M/F

Médecins du Monde Luxembourg (MdM) est une ONG médicale membre du réseau international de Médecins du Monde.
Notre ONG soigne au Luxembourg les populations les plus vulnérables et exclues des soins de santé. Association de solidarité internationale, Médecins du Monde témoigne des entraves à l’accès aux soins, des atteintes aux droits de l’Homme et à la dignité.

 

UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Médecins du Monde Luxembourg recherche pour renforcer son équipe

Contrat CDI / temps plein/ poste à pourvoir au 1er janvier 2021 | Rémunération CCT-SAS carrière C3


> MISSIONS PRINCIPALES :


L’assistant(e) administratif(ve) a une mission variée, de terrain et administrative, dans les bureaux situés au Centre d’Accueil, de Soins et d’Orientation (CASO) de Médecins du Monde à Bonnevoie. Il / elle est amené(e) à collaborer avec l’ensemble des membres de l’équipe MdM et plus particulièrement avec le Responsable des programmes nationaux dont il/elle répond directement dans ses fonctions.
Les missions principales :
- Secrétariat administratif (accueil, permanence téléphonique, gestion du courrier, préparation des réunions et gestion des salles)
- Soutien administratif à la gestion des programmes de soins
- Gestion du suivi médico-psycho-social des patients (prises de rendez-vous, contact avec les méde-cins spécialistes bénévoles et partenaires, enregistrement des résultats médicaux dans le DSI…)
- Soutien à la gestion de la logistique des centres médicaux et des permanences de première ligne (matériel, documents, calendriers mensuels des équipes bénévoles, soutien aux équipes bénévoles pendant les permanences de soins au CASO B…)


> TÂCHES ET RESPONSABILITES :


Volet « Secrétariat administratif »
- Accueil des visiteurs au CASO
- Standard téléphonique
- Demande d’offres de services, contrôle des marchandises et de la facturation
- Gestion du courrier (boîtes aux lettres, BP, rédaction de courriers et e-mails)
- Impression de documents
- Aide à l’organisation de réunions internes


Volet « Soutien administratif à la gestion des programmes de soins » :


- Soutien dans la gestion des équipes bénévoles (plannings, absences, informations diverses…)
- Soutien aux bénévoles (prêt de matériel, documents, badges…)
- Participation aux tâches quotidiennes
- Gestion des clefs des CASO de MdM et du véhicule Caddy
Volet « Suivi médico-psycho-social des patients »
- coordination du suivi des patients (rendez-vous, rapport médical à recevoir, contact médecins…)

- assurer le bon suivi des prises de rendez-vous spécialisés demandés par les médecins
- assurer une bonne communication avec les médecins spécialistes partenaires
- répondre aux besoins logistiques de la 2e ligne de soins (dentisterie, permanences spécialisées…)
- gestion des résultats d’examens en conformité avec GDPR et encodage dans le DSI
- contact régulier avec les associations partenaires en charge des patients MdM
- organisation de réunions avec les partenaires de terrain
- assistance à l’hygiène et sécurité des CASO (gestion des nettoyages, enlèvements immondices, si-gnaler tout dysfonctionnement…)


Volet « Soutien à la logistique des centres médicaux et des permanences de première ligne »


- Aide à la gestion du matériel médical et des commandes
- Gestion des dons en catering et matériel
- Assistance à l’organisation et à l’établissement des plannings des permanences
- Suivi des partenariats, notamment au niveau du catering des CASO
- Soutien aux bénévoles pendant les permanences de soins au CASO B


> AUTORITE :


L’assistant(e) administratif(ve) répond de son activité au/à la Responsable des programmes nationaux.


> QUALIFICATIONS :
- CATP en gestion administrative
- Expérience souhaitée dans les domaines du secrétariat de direction et / ou secrétariat médical
- Maîtrise souhaitée d’une des trois langues officielles du pays, le français et l’anglais seront des atouts
- Excellente connaissance des principaux logiciels de MS OFFICE (Word, Excel et Outlook)


> CARACTERISTIQUES PERSONNELLES :


L’assistant(e) administratif(ve) est :
- Empathique, il/elle comprend les problématiques spécifiques des personnes vulnérables soignées chez Médecins du Monde
- Autonome et ayant le sens de l’initiative, il/elle travaille d’une façon méthodique
- Flexible, il/elle a le sens de l’organisation et l’esprit d’équipe
- Discret(e), il/elle est soumis au secret professionnel
- Engagé(e) vis-à-vis de Médecins du Monde.

 

Les candidatures, composées d’une lettre de motivation, d’un CV avec photo récente, sont à adresser pour le 29 novembre 2020 au plus tard, à :

Médecins du Monde Luxembourg,
5, Rue d’Audun
L - 4018 Esch s/Alzette
A l’attention de Sylvie Martin
ou à smartin@medecinsdumonde.lu

Les dossiers incomplets ne sont pas pris en considération.

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